Uma vez eu estava ministrando um curso de Departamento Pessoal e um dos participantes que é empresário me fez a seguinte pergunta: “Fran, qual é o segredo para não pagar multas trabalhistas e evitar problemas com funcionários?”
E a mesma resposta que dei aquele empreendedor, vou compartilhar aqui com você, pois acredito que se você está lendo este conteúdo, é porque provavelmente está em busca da mesma resposta. Portanto, te convido a se atentar à essas 5 dicas bem simples e que fazem uma diferença enorme no que diz respeito relação entre colaboradores e empregadores.
DICA 1:
Antes da efetivação propriamente dita do seu novo contratado, certifique-se de que este esteja 100% com a documentação necessária para uma contratação segura, legítima e sem qualquer irregularidade. E de que forma fazer isso? Aderindo à sua empresa a cultura do processo pré-admissional. Durante o processo pré-admissional, o gestor ou pessoal responsável para esta atribuição, se encarregará de solicitar ao interessado toda a documentação necessária para a sua contratação. E aqui é muito importante ressaltar que a documentação vai muito além de apenas cópias dos documentos pessoais e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social), é importante considerar a área de saúde e segurança do trabalho para providenciar todos os exames necessários de acordo com o cargo e funções que este desempenhará dentro da sua empresa. Inclusive se necessário algum treinamento específico para a sua área de atuação dentro da organização. Vale lembrar ainda que o período médio para o processo de pré-admissão deverá ser de pelo menos 10 dias antes do candidato à vaga iniciar seu trabalho na empresa, ou seja, antes do mesmo colocar o pé efetivamente dentro da sua empresa para trabalhar. Todo funcionário deverá iniciar o seu labor, somente após assinada a CTPS e devolvida esta dentro do prazo legal e contrato de trabalho adequado àquela realidade de acordo com a CLT e demais leis trabalhistas. A entrega de uniformes, cadastro no registro de ponto, comunicação e todas as informações necessárias para o melhor desempenho deste, é importante serem passadas, ainda aqui na parte de pré-admissão. Desta forma garantimos a segurança da relação e vínculo empregatício do mais novo contratado.
DICA 2:
Prepare o seu pessoal para apurar, analisar, acompanhar e cuidar de toda a parte de departamento de pessoal da sua organização. Eu costumo orientar que mesmo quando se tem uma terceirização que cuida de toda essa parte para você, na grande maioria os nossos profissionais da área de contabilidade, oriento sempre a capacitar e treinar alguém dentro da sua empresa para adquirir o conhecimento e segurança necessária para conferir toda a documentação e trâmite desta junto à sua contabilidade para facilitar o trabalho desses profissionais e para otimizar tempo e melhor gestão de todas as informações que dizem respeito á sua equipe de trabalho. Além de é claro, a empresa estar apta a sanar as dúvidas dos seus colaboradores em tempo hábil, prático e direto com este, assim permitindo ao mesmo a explanar todas as suas dúvidas na certeza de que a equipe de gestão desta está pronta para agregar valor e conhecimento nesse sentido e principalmente por tornar uma relação “complexa” em uma relação leve e mais amigável, evitando transtornos desnecessários. E dependendo do ramo de atividade da empresa, localização e quantidade de funcionários, eu oriento a ter o seu próprio setor/departamento de pessoal dentro da sua própria empresa, para ser responsável por todas as questões que rege a relação entre empregado e empregador.
DICA 3:
Se você nunca agiu, continue sem agir com o tal famoso “jeitinho brasileiro”! E se por ventura você tem tido esse habito, pare imediatamente! Posso afirmar seguramente que o que mais contribui e acelera para que muitas empresas enfrentem processos trabalhistas e até autuações dos órgãos competentes de fiscalização, é exatamente o péssimo comportamento do “jeitinho brasileiro”, onde em muitas ocasiões são firmados os mais absurdos tipos de “acordos” de todas as formas que possamos imaginar. Na concessão às férias, nas remunerações (pagamentos por “fora”), rescisões fictícias para “ajudar” ao empregado financeiramente para este sacar seu FGTS e seguro desemprego, enfim, poderia ficar aqui listando páginas sobre atitudes consideráveis absurdas e até digamos, sem inteligência e boa fé dos envolvidos. Mas enfim, quero orientar você com relação a este ponto porque é exatamente aqui que você pode enfrentar grandes problemas e dores de cabeça constantes. Portanto, faça do jeito CERTO! Correto e legítimo! Creio fielmente que a melhor forma de evitarmos prejuízos é não trabalharmos fora da lei. Sei que o nosso cenário é muito burocrático, mas sei também que não é tapando buracos com irregularidades que evitaremos transtornos futuros. Plante do jeito mais coerente, congruente e legítimo que com certeza você ficará seguro(a) quanto a esta questão e se por ventura ainda assim surgir processos trabalhistas contra você, estará seguro de que terá como comprovar a veracidade da sua parte e cada um arcará com as suas responsabilidades. Lembre-se o que aparentemente é mais barato hoje, amanhã pode se tornar muito caro.
DICA 4:
PRAZO é uma palavrinha que diz muito sobre as rotinas trabalhistas. Portanto, honre todos os prazos, evite procrastinar as atividades de pessoal. Trabalhe com cronogramas mensais. Não deixe para transmitir as informações de última hora, imprevistos acontecem.
DICA 5:
NUNCA acorde/combine nada com o seu colaborador sem antes ter o conhecimento e consentimento do departamento responsável pela parte departamento de pessoal. Seja a contabilidade ou alguém dentro da sua empresa, comunique-o imediatamente. Chegar o início do mês seguinte e efetuar o pagamento a um funcionário e este questionar o “tal combinado” com o patrão, sendo que o DP nada sabe, é realmente uma situação desagradável, além de ser uma falta de consideração com o responsável pelo setor, é um comportamento típico de organizações desorganizadas e creio que você que está lendo este material, não é isso que você quer para o seu patrimônio empresarial certo?! Então reflita sobre, avalie sua gestão e capacite-se, busque a melhoria contínua sua e de toda a sua equipe! Afinal sozinhos nada somos e juntos tudo se torna mais leve, juntos somos mais fortes.
Te desejo muito sucesso! Vida próspera, aprendizado, desenvolvimento pessoal e profissional! Deus te abençoe!
Respeitosamente e carinhosamente:
Fran Albuquerque (empresa faloRH)
Especialista em Gestão de Pessoas/ Coach em Desenvolvimento Pessoal e Profissional
Empresária e Palestrante.
Orientadora e Coordenadora do Curso Prático de Departamento Pessoal da empresa falorh.
